Presentación del archivo
El archivo es de titularidad municipal, integrado en el Sistema de Archivos de Castilla La Mancha (ES. 13.089 AM).
Entre los objetivos que se persiguen desde este servicio están: reunir, organizar, conservar, proteger y difundir el patrimonio documental del Ayuntamiento de Villahermosa.
El patrimonio documental está formado por los documentos de cualquier época que el Ayuntamiento ha producido, recibido y conservado. Son el reflejo fiel y testimonio de la gestión del ayuntamiento, de sus órganos de gobierno y de los derechos y obligaciones de los vecinos y de sus relaciones con esta institución.
En él se conservan documentos de más de cinco siglos, desde 1532, fecha en que está datado uno de los documentos más antiguos, una Real Provisión de Carlos I dirigida al Concejo de Villahermosa, hasta nuestros días. Los documentos dan fe del transcurso de la vida cotidiana que ha conformado la personalidad de este pueblo y de sus pobladores…desde señorío y encomienda hasta evolucionar a municipio.
El Archivo Municipal está abierto a interesados, investigadores, estudiantes y a aquéllas personas que les interese la historia de Villahermosa.
Los técnicos de la Diputación Provincial organizaron la documentación conservada hasta 1992 e identificaron varios fondos: el municipal (1532-1992) compuesto por unas 2000 unidades de instalación (cajas de archivo) de las cuáles 1300 están organizadas y descritas, el resto está en proceso de clasificación.
La documentación extramunicipal se distribuye en los siguientes fondos:
- Fondo notarial. En 1701 Felipe V ordenó depositar los protocolos notariales en las casas consistoriales, quizás por ello se conserve este fondo: 57 unidades de instalación correspondientes a protocolos notariales (fechas extremas 1550 -1800).
- Instituciones Eclesiásticas: 7 unidades de instalación (fechas extremas 1608-1930).
- Instituciones Judiciales: 1 unidad de instalación (fechas extremas 1699 a 1938).
Hay que sumar otras 10 unidades de instalación con documentación diversa que ha sido generada por otras instituciones ajenas al Ayuntamiento.
Servicios del archivo municipal
- Atención de consultas de los ciudadanos interesados, de forma presencial previa identificación con DNI o NIE y cumplimentando la hoja de consulta de usuario, o investigador, o por correo postal, correo electrónico y fax. No se podrán atender consultas genéricas sobre una o varias materias.
- Consulta y reproducción de documentos originales del archivo, siempre que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento del servicio, con las limitaciones materiales lógicas y necesarias, así como que lo permitan sus condiciones de conservación y con las restricciones de acceso a datos de carácter personal y de propiedad intelectual que marca la Ley.
- Consulta de instrumentos de descripción.
- Asesoramiento sobre el uso de otras fuentes documentales.
- Asesoramiento en la utilización de los documentos según las normas del centro. La consulta concreta la realizará el propio interesado tras recibir las orientaciones del personal del archivo para la búsqueda.
Acceso al archivo municipal
Todas las personas físicas y jurídicas tienen el derecho de acceder a la información contenida en los documentos custodiados en los archivos administrativos según la Constitución de 1978 (art. 105.b), la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Ley 4/2016, de 15 de diciembre, de Transparencia y Buen Gobierno de Castilla-La Mancha y de acuerdo con la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla La Mancha.
Hay una pequeña sala habilitada con dos puestos para la consulta de los documentos del archivo.
Se tendrá libre acceso a los documentos siempre que no contengan datos referentes a la seguridad o defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas. Ahora bien, aunque el acceso a los documentos referidos a las condiciones anteriores está reservado sólo a los interesados, podrán consultarse por terceros cuando figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, veinticinco años desde la fecha de fallecimiento del interesado o cincuenta desde la fecha del documento si aquélla se desconoce.
El derecho de acceso no podrá ser ejercido en los documentos sujetos a las limitaciones expresas recogidas en las leyes españolas, además de las citadas y entre otras, la Ley de Propiedad intelectual y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Reglamento del Archivo Municipal
- Reglamento de organización y funcionamiento. Descargar.
Instrumentos de descripción disponibles en el archivo
- Guía Inventario
- Indicaciones por materia y signatura elaborada por la Diputación Provincial en 1998
- Cuadro de clasificación. Descargar.
- Fichas catalográficas
- Cuadro de organización de fondos.
Todos ellos están disponibles para su consulta en las dependencias el Archivo Municipal.
Boletines de consulta
Para poder realizar cualquier tipo de consulta en el Archivo Municipal de Villahermosa, es necesario rellenar uno de estos boletines: